Comment faire un 5S sur votre bureau avec les techniques de Lean Management de Toyota

La première étape du système 5S est le tri. Commencez par passer en revue chaque élément sur, dans et sous votre bureau et décidez ce qui est nécessaire et ce qui ne l’est pas. Supprimez les éléments qui ne vous aident pas à accomplir votre travail quotidiennement ou qui n’apportent pas de valeur. Vous verrez un impact immédiat en accomplissant cette première étape. 

• Recyclez ou jetez l’excès de papier, videz les bouteilles d’eau, les vieux emballages et tout déchet, ou muda, qui s’est accumulé.
• Souvenez-vous de l’expression « juste à temps » lorsque vous triez vos fournitures de bureau. Gardez uniquement ce dont vous avez besoin pour accomplir vos tâches quotidiennes sur votre bureau. Retournez tous les fournitures de bureau supplémentaires dans la zone commune.
• Videz le tiroir à déchets. Débarrassez-vous des snacks périmés, des stylos et surligneurs secs, des trombones lâches et des cordons aléatoires. Si vous ne l’avez pas utilisé depuis plus d’un mois, vous n’en avez probablement pas besoin.

Vient ensuite la systématisation, c’est-à-dire créer un système pour un espace particulier. Assurez-vous qu’il y ait une place pour chaque chose et que tout reste à sa place. Pendant cette phase, pensez à votre flux de travail quotidien. Gardez les objets que vous utilisez fréquemment facilement accessibles et ceux que vous utilisez moins souvent plus loin.

• Pour les objets placés sur votre bureau, utilisez du washi ou du ruban adhésif pour créer une zone encadrée pour les objets que vous souhaitez avoir comme lieu désigné (comme des agrafeuses ou du ruban adhésif). Créez une étiquette pour ce qui est placé dans chaque zone délimitée. Cela augmente l’efficacité car vous ne perdrez pas de temps à chercher ce dont vous avez besoin.
• Pour les fournitures que vous n’utilisez pas tous les jours, utilisez des bacs ou des paniers de la taille d’un tiroir pour garder les objets séparés et organisés. Étiquetez chaque panier avec les matériaux qu’il contient afin de pouvoir facilement les recharger une fois utilisés.
• Créez un espace pour les papiers volants qui nécessitent votre attention. Utilisez un plateau en papier intitulé « Boîte de réception » pour tout votre courrier, factures, contrats et autres documents physiques importants. Ainsi, ils sont placés dans la même zone pour être vérifiés et complétés chaque jour.

Une fois que vous avez éliminé les déchets et créé un flux de travail systématisé, il est temps de le tester. Au fil des prochains jours dans votre nouvel espace de travail bien rangé, vous remarquerez des incohérences ou des problèmes. L’étape 3, Shine, appelle à affiner ces questions. Veillez à mettre en place des contre-mesures dès que des problèmes surviennent. Par exemple, si vous vous retrouvez à tendre la main vers la droite pour attraper l’agrafeuse mais qu’elle est sur le côté gauche de votre bureau, c’est le moment de la replacer.

Une fois que votre espace de travail a brillé lors du processus de raffinement, prenez une photo pour référence future. Votre bureau doit ressembler à la photo à la fin de chaque journée de travail.

La normalisation garantit que les pratiques sont efficaces et réussies, afin qu’elles puissent être dupliquées pour améliorer la performance d’un processus ou d’une tâche. Accomplir une tâche de la même manière à chaque fois vous permet de trouver et de résoudre des problèmes systémiques et de reproduire un succès continu. Après avoir vérifié que votre poste de travail est bien affiné, continuez à pratiquer les processus qui ont fonctionné et éliminez ceux qui ne fonctionnaient pas.

La dernière étape du système 5S concerne la constance. Soutenir demande de la discipline pour maintenir ce que vous avez accompli. Pour vous tenir responsable, fixez un rappel de calendrier à six mois pour effectuer un auto-audit. Regardez la photo que vous avez prise lors de l’étape Seiso (Briller) et voyez comment votre bureau se compare. Réfléchissez aux processus qui fonctionnent encore et à ce qui pourrait être amélioré, puis mettez en œuvre ces changements.

Si vous pensez que c’est beaucoup de temps à consacrer à organiser votre bureau, gardez à l’esprit que c’est un investissement initial qui continuera à porter ses fruits — si vous le maintenez. Par exemple, si ce processus augmente votre productivité de seulement cinq minutes par jour, sur environ 250 jours de travail par an, cela représente presque 21 heures de sauvetage.

Si vous avez trouvé le système 5S utile, appliquez-le à votre bureau et à d’autres opérations commerciales. En savoir plus sur Toyota Lean Management.